Privacyverklaring voor consultants

Verklaring over persoonsgegevens

Deze verklaring bevat informatie over de manier waarop de Volvo Group uw persoonsgegevens verwerkt.

De Volvo Group kan uw persoonsgegevens verwerken, indien u een individu of een werknemer van een bedrijf bent of bent geweest dat een product of dienst heeft gekocht of gehuurd, dat wordt aangeboden door een van de bedrijven die behoren tot de Volvo Group. Lees in dat geval onze Privacyverklaring voor klanten.

Indien u een individu of een werknemer van een bedrijf bent of bent geweest dat een product of dienst heeft verkocht of verhuurd aan een van de bedrijven die behoren tot de Volvo Group, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken. Lees in dat geval onze Privacyverklaring voor leveranciers.

Indien u de bestuurder van een voertuig of de operator van een bouwmachine bent of bent geweest, dat werd verkocht of geproduceerd door een van de bedrijven die behoren tot de Volvo Group, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken. Lees in dat geval onze Privacyverklaring voorbestuurders.

Als u werknemer bent of bent geweest van een Volvo Group-bedrijf of actief bent geweest als consultant, kunnen we uw persoonsgegevens verwerken. Lees in dat geval onze Privacyverklaring voor werknemers of consultants.

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor de gegevensbescherming

Deze verklaring bevat informatie over de manier waarop VOLVO uw persoonsgegevens verwerkt.

Het bedrijf waarvoor u werkt (“VOLVO”), is de „verwerkingsverantwoordelijke“ van de persoonsgegevens die het van u en van de hieronder vermelde bronnen ontvangt. VOLVO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens onder de geldende wetgeving en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Group Privacy Officer van VOLVO op gpo [dot] office [at] volvo [dot] com of per post of telefoon op:

AB Volvo, Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ , SE-405 08 Göteborg, Zweden

+46 (0)31 66 00 00

VOLVO verwerkt alle of een gedeelte van de volgende categorieën van persoonsgegevens.
 

  • Identificatiegegevens, zoals naam, geboortedatum, rijskregisternummer (of daarmee vergelijkbaar), geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, burgerlijke staat, foto
  • Gegevens over beroep en betrekking, zoals consultantnummer, beschrijving van diensten, positie, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager, directe medewerkers
  • Contactgegevens, zoals werklocatie, thuisadres, e-mail, telefoonnummer
  • Gegevens over consultancy, zoals consultancycontract en informatie over de begin- en einddatum voor de opdracht
  • Gegevens over werktijden, zoals werkuren, gewerkte uren
  • Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten
  • Gegevens over gezondheid en veiligheid, zoals informatie over werkgerelateerde incidenten
  • Gegevens over productie/reparatie/onderhoud, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten die u heeft ondernomen in verband met productie, onderhoud, reparatie of service van voertuigen
  • Gegevens over opleiding en vorming, zoals opleidingen en trainingsactiviteiten
  • Gegevens over reisadministratie, zoals informatie over zakenreizen, boekingsgegevens, paspoortnummer, nummer van de bedrijfskredietkaart, reisfacturen en toeslagen
  • Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw VOLVO-manager/HR over uw opdracht of IT-apparatuur of ondersteuning die u in dit opzicht heeft ontvangen
  • IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikersnaam, wachtwoorden, inloggegevens, alsook gegevens en logbestanden over uw gebruik van IT-apparatuur, toepassingen of services van VOLVO, conform haar IT-beleid, zoals van toepassing van tijd tot tijd.
     

Bepaalde aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens worden beschouwd als gevoelige gegevens conform de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens moeten bijgevolg extra voorzichtig worden behandeld. Gevoelige gegevens mogen alleen worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting en/of door expliciete toestemming.
 

Wees u ervan bewust dat bepaalde voertuiggegevens (bijvoorbeeld voertuig-/chassisnummer, signalen enzovoort) automatisch worden gegenereerd als u een product gebruikt dat eigendom is van VOLVO, bijvoorbeeld een truck. VOLVO gebruikt deze gegevens niet, tenzij het gebruik samenhangt met testactiviteiten, het oplossen van kwaliteitsproblemen of productontwikkeling.
 

VOLVO kan ook een beperkt aantal persoonsgegevens (naam en contactgegevens) verwerken van personen die door u zijn aangeduid als personen waarmee VOLVO bij een noodgeval contact kan opnemen.

VOLVO verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één van de hieronder vermelde verwerkingsgronden (die elk nader worden toegelicht).

  • Contractuele verplichting. VOLVO moet bijvoorbeeld uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan de dienstenovereenkomst met uw werkgever.
  • Gerechtvaardigd belang. Het beheer van de dagelijkse werkzaamheden en vestigingen, evenals de beveiliging van de apparatuur en interne controle door VOLVO worden gewoonlijk beschouwd als een gerechtvaardigd belang in hoofde van VOLVO. VOLVO beoordeelt per geval of het verwerken van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang van toepassing is. VOLVO moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken voor de administratie van uw zakenreizen. In dergelijke situatie heeft VOLVO een gerechtvaardigd belang om de dagelijkse werkzaamheden te beheren. Een ander voorbeeld: VOLVO moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status te beoordelen van de IT-apparatuur. In dergelijk geval bestaat het gerechtvaardigd belang van VOLVO in de bescherming van haar apparatuur.
     

In uitzonderlijke gevallen en alleen als er geen andere verwerkingsgrond van toepassing is, zal VOLVO uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. Indien uw toestemming is verkregen, bent u te allen tijde gerechtigd deze in te trekken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.
 

VOLVO zal uw persoonsgegevens, zoals hierboven geïllustreerd, verwerken voor de hieronder vermelde doeleinden.
 

Administratie (gewoonlijk gebaseerd op een contractuele verplichting en/of gerechtvaardigd belang)
 

  • Registratie van uw gegevens in VOLVO-systemen en algemene administratie van uw opdracht bij VOLVO
  • Correct gebruik van licenties
  • Het up-to-date houden van het organigram en consultantsbestand, onder andere voor het opstellen van interne rapporten en statistieken
  • Opvolging van projecten
     

Rapportering (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang)
 

  • Rapportering aan autoriteiten, conform wettelijke vereisten
  • Bijhouden van uw werktijden met oog op facturatie aan uw werkgever

 

Werkomgeving en productveiligheid (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang)
 

  • Vervullen van de verplichting van VOLVO om een veilige werkomgeving aan te bieden (met inbegrip van controle en preventie van onbevoegde toegang tot gebouwen of apparatuur van VOLVO) en andere verplichtingen zoals vereist door de werkomgeving of de arbeidswetgeving
  • Vervullen van de verplichtingen van VOLVO met betrekking tot de productveiligheid en kwaliteit
     

Opleiding en activiteiten van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of gerechtvaardigd belang)
 

  • Activiteiten mogelijk maken met betrekking tot kennisontwikkeling
  • Het mogelijk maken en voorstellen van opleidingen en trainingsactiviteiten
     

Werkgerelateerde activiteiten van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of gerechtvaardigd belang)
 

  • Uitvoering van uw arbeidstaken, zoals het schrijven van e-mails, het opstellen van documenten, rapporten, presentaties, tekeningen enzovoort
  • Ten behoeve van zakenreizen
  • Beantwoording van vragen van u/uw VOLVO manager/HR over uw opdracht of IT-apparatuur/services of levering van ondersteuning bij het uitvoeren van uw arbeidstaken
  • Follow-up van het beleid van VOLVO, zoals de Volvo Group Gedragscode en het VOLVO IT-beleid, zoals van tijd tot tijd van toepassing is, om te waarborgen dat dergelijk beleid wordt opgevolgd en om verdachte of verboden activiteiten te onderzoeken
     

Onderzoek en ontwikkeling en het oplossen van kwaliteitsproblemen (gewoonlijk gebaseerd op gerechtvaardigd belang)
 

  • Onderzoek- en ontwikkelingsactiviteiten met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), met inbegrip van het gebruik van voertuiggegevens die zijn gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt (zie hierboven)
  • Oplossen van kwaliteitsproblemen met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), met inbegrip van het gebruik van voertuiggegevens die zijn gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt (zie hierboven)

VOLVO ontvangt in eerste instantie uw persoonsgegevens van u, uw VOLVO-manager, uw werkgever of HR of een derde partij waarnaar u ons heeft verwezen om uw persoonsgegevens te verzamelen. Sommige persoonsgegevens worden mogelijks ook automatisch gegenereerd door het IT-systeem van VOLVO, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikersnaam.

Persoonsgegevens zijn vereist en noodzakelijk om met u een consultancy-overeenkomst te sluiten en deze uit te voeren.

VOLVO zal normaal uw persoonsgegevens niet delen met personen buiten de Volvo Group, tenzij dit wordt vereist door de wet of regelgeving. Als dit noodzakelijk is om te voldoen aan het doel van de verwerking, kan VOLVO uw persoonsgegevens toch delen met een ander Volvo Group-bedrijf, waaronder bedrijven buiten de EU/EER. Eveneens kan Volvo, als dit noodzakelijk is om te voldoen aan het doel van de verwerking, deze delen met een derde leverancier, waaronder leveranciers buiten de EU/EER.

 

VOLVO zal in alle gevallen alle redelijke inspanningen leveren om een adequaat beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens te realiseren, zoals dit wordt vereist door de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van overeenkomsten voor interne of externe gegevensverwerking op basis van door de EU goedgekeurde Standaardbepalingen, het gebruik van het EU-US Privacy Shield of andere gelijkaardige mechanismen die op enig moment zijn erkend of goedgekeurd door de bevoegde autoriteiten. Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de functionaris voor de gegevensbescherming van VOLVO.

VOLVO zal uw persoonsgegevens gewoonlijk bewaren voor de duur van de consultancyovereenkomst. Nadat uw consultancyovereenkomst is beëindigd, zal VOLVO alleen de persoonsgegevens bewaren die nodig worden geacht voor het afronden van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en alleen tot op het moment waarop aan deze doeleinden is voldaan. VOLVO kan deze persoonsgegevens evenwel langer bewaren indien en voor de tijd dat dit noodzakelijk wordt geacht om te voldoen aan lokale wettelijke, belastings- of uitkeringsverplichtingen of om te voldoen aan eventuele juridische vereisten in het geval van een werkelijk, dreigend of verwacht geschil of claim.

U heeft het recht om van VOLVO informatie te krijgen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO evenals om toegang te krijgen tot deze persoonsgegevens. U heeft ook het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens als deze onjuist zijn en u kunt een verzoek indienen tot het wissen van uw persoonsgegevens. Verder heeft u het recht een verzoek in te dienen tot beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, wat inhoudt dat u VOLVO verzoekt om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken onder bepaalde omstandigheden. U heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang of verwerking voor direct marketing. U heeft ook het recht op doorgifte van uw persoonsgegevens (overdracht van uw persoonsgegevens naar een andere gegevensbeheerder), indien de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO plaatsvindt op basis van uw toestemming of in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en wanneer deze geautomatiseerd is.

 

U heeft ook het recht om uw klachten inzake de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO voor te leggen aan een toezichthoudende autoriteit. Wilt u meer informatie over deze rechten en hoe u deze kan doen gelden, neem dan contact op met de functionaris voor de gegevensbescherming van VOLVO.

Meer informatie over de rechten van betrokkenen