Privacyverklaring voor medewerkers

Verklaring over persoonsgegevens

Deze verklaring bevat informatie over de manier waarop VOLVO uw persoonsgegevens verwerkt.

Het bedrijf waarvoor u werkt (“VOLVO”), is de „verwerkingsverantwoordelijke“ van de persoonsgegevens die het van u en van de hieronder vermelde bronnen ontvangt. „Verwerkingsverantwoordelijke“ betekent dat VOLVO bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt. VOLVO is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens conform de van toepassing zijnde wetten en voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens. Het verwerken door VOLVO van uw persoonsgegevens is noodzakelijk in het kader van uw dienstverband bij VOLVO. Mocht u vragen hebben over het verwerken van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de Group Privacy Officer dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens bij VOLVO, gpo [dot] office [at] volvo [dot] com.

VOLVO kan de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken. Houd er rekening mee dat VOLVO niet altijd alle hieronder vermelde persoonsgegevens zal verwerken. Houd er ook rekening mee dat de voorbeelden onder elke categorie niet uitputtend zijn.

 

Identificatiegegevens, zoals naam, geboortedatum, rijksregisternummer (of daarmee vergelijkbaar), geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, burgerlijke staat, foto
 

Gegevens over beroep en betrekking, zoals personeelssnummer, functiebeschrijving, positie, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager, directe medewerkers
 

Contactgegevens, zoals werkadres, thuisadres, e-mail, telefoonnummer
 

Gegevens over loon en uitkeringen, zoals salaris, salarisaanpassingen, belastingsaftrek, pensioeninformatie, bankrekeninggegevens
 

Gegevens over personeelsadministratie, zoals arbeidsovereenkomst en andere overeenkomsten tussen u en VOLVO, aanvragen of andere formulieren inzake ouderschapsverlof, informatie over datum van in- en uitdiensttreding
 

Gegevens over werktijden, zoals werkuren, gewerkte uren, vakantie, verlof (ouderschapsverlof, ziekteverlof, enzovoort)
 

Gegevens over vakbondlidmaatschap, indien van toepassing en relevant
 

Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten
 

Gegevens over gezondheid en veiligheid, zoals informatie over ziekteverlof, herintegratieplannen, werkgerelateerde incidenten (bijvoorbeeld arbeidsongevallen), gezondheidsonderzoeken
 

Gegevens over productie/reparatie/onderhoud, zoals het bijhouden en registreren van activiteiten die u heeft ondernomen in verband met productie, onderhoud, reparatie of service van voertuigen
 

Gegevens over prestaties en evaluatie, zoals evaluaties, beoordelingen en disciplinaire maatregelen, indien van toepassing
 

Gegevens over opleiding en vorming, zoals opleidingen en trainingsactiviteiten
 

Gegevens over reisadministratie, zoals informatie over zakenreizen, boekingsgegevens, paspoortnummer, nummer van de bedrijfskredietkaart, reisfacturen en toeslagen
 

Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw manager/HR over uw dienstverband of IT-apparatuur of ondersteuning die u in dit opzicht heeft ontvangen
 

IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikersnaam, wachtwoorden, inloggegevens, alsook gegevens en logbestanden over uw gebruik van IT-apparatuur, toepassingen of services van VOLVO, conform haar IT-beleid zoals van toepassing van tijd tot tijd.

 

Gegevens over vakbondslidmaatschappen en bepaalde aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens worden beschouwd als gevoelige gegevens conform de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens moeten bijgevolg extra voorzichtig worden behandeld. Gevoelige gegevens mogen alleen worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting, als dit wordt toegestaan door een collectieve arbeidsovereenkomst en/of door expliciete toestemming.

 

Wees u ervan bewust dat bepaalde voertuiggegevens (bijvoorbeeld voertuig-/chassisnummer, signalen enzovoort) automatisch worden gegenereerd als u een product gebruikt dat eigendom is van Volvo, bijvoorbeeld een truck. VOLVO gebruikt deze gegevens niet, tenzij het gebruik samenhangt met testactiviteiten, het oplossen van kwaliteitsproblemen of productontwikkeling. Voorgaande is niet van toepassing op bedrijfsauto's.

 

VOLVO kan ook een beperkt aantal persoonsgegevens (naam en contactgegevens) verwerken van personen die door u zijn aangeduid als personen waarmee VOLVO bij een noodgeval contact kan opnemen. In sommige landen worden gegevens van naaste familieleden ook verwerkt voor doeleinden die samenhangen met uitkeringen en/of vereisten in het kader van de arbeidswetgeving.

VOLVO verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één van de hieronder vermelde verwerkingsgronden (die elk nader worden toegelicht).

 

Wettelijke verplichting. VOLVO kan bijvoorbeeld door de wet worden verplicht om uw inkomen door te geven aan de belastingdienst.

 

Uitvoering van de arbeidsovereenkomst. VOLVO moet bijvoorbeeld uw persoonsgegevens verwerken om uw contractueel overeengekomen loon te betalen.

 

Gerechtvaardigd belang. Het beheer van de dagelijkse werkzaamheden en vestigingen evenals de beveiliging van de apparatuur en interne controle door VOLVO worden gewoonlijk beschouwd als een gerechtvaardigd belang in hoofde van VOLVO. VOLVO beoordeelt per geval of het verwerken van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang van toepassing is. VOLVO moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken voor de administratie van zakenreizen. In dergelijke situatie heeftVOLVO een gerechtvaardigd belang om de dagelijkse werkzaamheden te beheren. Een ander voorbeeld: VOLVO moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status te beoordelen van de IT-apparatuur. In dergelijk geval, bestaat het gerechtvaardigd belang van VOLVO in de bescherming van haar apparatuur.

 

In uitzonderlijke gevallen en alleen als er geen andere verwerkingsgrond van toepassing is, zal VOLVO uw expliciete toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken.

 

VOLVO zal uw persoonsgegevens, zoals hierboven geïllustreerd, verwerken voor de hieronder vermelde algemene doeleinden. Houd er ook rekening mee dat de voorbeelden onder elk doel niet exchaustief zijn.

 

Administratie (gewoonlijk gebaseerd op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of gerechtvaardigd belang)

 

Registratie van uw gegevens in VOLVO-systemen en algemene administratie van uw dienstverband bij VOLVO

 

Correct gebruik van licenties

 

Het up-to-date houden van het organigram en personeelsbestand, onder andere voor het opstellen van interne rapporten en statistieken

 

Uitbetalen van uw salaris, pensioen en andere toeslagen, en salarisaanpassingen, onder andere voor het opstellen van interne rapporten en statistieken

 

Opvolging van projecten

 

Rapportering (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang)

 

Rapportering aan autoriteiten, conform wettelijke vereisten, bijvoorbeeld aan de belastingdienst

 

Bijhouden van uw werktijden/verlof/vakantie en met oop op verloning en facturatie

 

Arbeidsrechtelijke verplichtingen (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting)

 

Vervullen van de verplichtingen van VOLVO, zoals opgelegd door collectieve arbeidsovereenkomsten met vakbonden of door arbeidswetgeving

 

Werkomgeving en productveiligheid (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang)

 

Vervullen van de verplichting van VOLVO om een veilige werkomgeving aan te bieden (met inbegrip van controle en preventie van onbevoegde toegang tot gebouwen of apparatuur van VOLVO) en andere verplichtingen zoals vereist door de werkomgeving of de arbeidswetgeving

 

Vervullen van de verplichtingen van VOLVO met betrekking tot de productveiligheid en -kwaliteit

 

Opleiding van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of gerechtvaardigd belang)

 

Activiteiten met betrekking tot de ontwikkeling / verbetering van vaardigheden, alsook de evaluatie en beoordeling van prestaties

 

Het mogelijk maken en voorstellen van opleidingen en trainingsactiviteiten

 

Werkgerelateerde activiteiten van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op een wettelijke verplichting en/of uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of gerechtvaardigd belang)

 

Uitvoering van uw arbeidstaken, zoals het schrijven van e-mails, het opstellen van documenten, rapporten, presentaties, tekeningen enzovoort

 

Ten behoeve van zakenreizen

 

Beantwoording van vragen van u/uw manager/HR over uw dienstverband of IT-apparatuur/services of levering van ondersteuning bij het uitvoeren van uw arbeidstaken

 

Follow-up van het beleid van VOLVO, zoals de Volvo Group Gedragscode en het VOLVO IT-beleid, zoals van tijd tot tijd van toepassing is, om te waarborgen dat dergelijk beleid wordt opgevolgd en om verdachte of verboden activiteiten te onderzoeken

 

Onderzoek en ontwikkeling en het oplossen van kwaliteitsproblemen (gewoonlijk gebaseerd op gerechtvaardigd belang)

 

Onderzoek- en ontwikkelingsactiviteiten met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), met inbegrip van het gebruik van voertuiggegevens die zijn gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt (zie hierboven)

 

Oplossen van kwaliteitsproblemen met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), met inbegrip van het gebruik van voertuiggegevens die zijn gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt (zie hierboven)

VOLVO ontvangt in eerste instantie uw persoonsgegevens van u, uw manager of HR of een derde partij waarnaar u ons heeft verwezen om uw persoonsgegevens te verzamelen. Sommige persoonsgegevens worden mogelijks ook automatisch gegenereerd door de IT- of andere systemen van VOLVO, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikersnaam in de VOLVO-systemen.

VOLVO zal normaal uw persoonsgegevens niet delen met personen buiten de Volvo Group, tenzij dit wordt vereist door de wet, regelgeving of collectieve arbeidsovereenkomst. Echter, VOLVO kan, als dit noodzakelijk is om te voldoen aan het doel van de verwerking, deze persoonsgegevens delen met een ander Volvo Group-bedrijf, waaronder bedrijven buiten de EU/EER. Volvo kan ook, als dit noodzakelijk is om te voldoen aan het doel van de verwerking, deze persoonsgegevens delen met een derde leverancier, waaronder leveranciers buiten de EU/EER. VOLVO zal in alle gevallen alle redelijke inspanningen leveren die het zelf afdoende acht om een adequaat beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens te realiseren, zoals dit wordt vereist door de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik omvatten van overeenkomsten voor interne of externe gegevensverwerking op basis van door de EU goedgekeurde

Standaardcontractbepalingen, de EU-US Privacy Shield of andere gelijkaardige mechanismen die op enig moment zijn erkend of goedgekeurd door de relevante autoriteiten. Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de functionaris voor de gegevensbescherming van Volvo.

VOLVO zal uw persoonsgegevens gewoonlijk bewaren voor de duur van uw arbeidsovereenkomst. Nadat uw arbeidsovereenkomst is beëindigd, zal VOLVO alleen de persoonsgegevens bewaren die nodig worden geacht voor het afronden van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en alleen tot op het moment waarop aan dit doel is voldaan. VOLVO kan deze persoonsgegevens evenwel langer bewaren indien en voor de tijd dat dit noodzakelijk wordt geacht om te voldoen aan lokale wettelijke, belastings- of uitkeringsverplichtingen of om te voldoen aan eventuele juridische vereisten in het geval van een werkelijk, dreigend of verwacht geschil of claim.

U heeft het recht om toegang te eisen tot uw persoonlijke gegevens. U heeft ook het recht om van VOLVO te eisen dat uw persoonsgegevens worden gecorrigeerd of gewist of dat de verwerking wordt beperkt. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO of de overdracht van uw persoonsgegevens eisen. Houd er echter rekening mee dat VOLVO niet altijd hoeft te voldoen aan een verzoek om persoonsgegevens te verwijderen, te beperken, te corrigeren of over te dragen. Dit wordt geval per geval beoordeeld op basis van de wettelijke verplichtingen van VOLVO en op basis van de bestaande uitzonderingen op dergelijke rechten.

Meer informatie over de rechten van betrokkenen