Volvo Trucks

NEDERLAND

×

PRIVACYVERKLARING VOOR WERKNEMERS

Kennisgeving over persoonsgegevens

Deze verklaring geeft informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO.

Het bedrijf waarbij u in dienst bent ("VOLVO"), is de controller van de persoonsgegevens die VOLVO van u en de andere hieronder beschreven bronnen verkrijgt. Controller betekent dat VOLVO beslist over het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. VOLVO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens onder de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. De verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO is noodzakelijk met betrekking tot uw dienstverband bij VOLVO. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van VOLVO.

VOLVO kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken. Houd er rekening mee dat het niet noodzakelijk is dat VOLVO alle hieronder vermelde persoonsgegevens verwerkt. Houd er rekening mee dat de voorbeelden onder elke categorie niet volledig zijn.

Individuele gegevens, zoals naam, geboortedatum, sofinummer (of gelijkwaardig), geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, burgerlijke staat, foto

Organisatiegegevens, zoals werknemersnummer, functiebeschrijving, functie, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager, directe contacten

Contactgegevens, zoals werkadres, thuisadres, e-mailadres, telefoonnummer

Gegevens over beloning en vergoedingen, zoals salaris, salarisbeoordelingen, belastingaftrek, pensioeninformatie, bankrekeninggegevens

Gegevens personeelsadministratie, zoals een arbeidsovereenkomst en andere overeenkomsten tussen u en VOLVO, sollicitaties of andere formulieren met betrekking tot bijvoorbeeld ouderschapsverlof, informatie over huurdatum en einddatum

Tijdgegevens, zoals werktijden, gewerkte tijd, vakantie, verlof (ouderschapsverlof, ziekteverlof enzovoort)

Lidmaatschapsgegevens van vakbond, indien van toepassing en relevant

Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten

Gezondheids- en veiligheidsgegevens, zoals informatie over ziekteverlof, revalidatieplannen, werkgerelateerde incidenten, gezondheidsonderzoeken

Fabricage-/reparatie-/servicegegevens, zoals het volgen en loggen van activiteiten die door u zijn ondernomen in verband met onderhoud, reparatie of service aan voertuigen

Prestatie- en evaluatiegegevens, zoals evaluaties, beoordelingen en disciplinaire gegevens, indien aanwezig

Competentiegegevens, zoals leerrecords en trainingsactiviteiten

Reisadministratiegegevens, zoals informatie over zakenreizen, boekingsgegevens, paspoortnummer, bedrijfscreditcardnummer, reisfacturen en toeslagen

Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw manager/HR met betrekking tot uw dienstverband of IT-apparatuur of ondersteuning die in verband hiermee aan u is verstrekt

IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-ID, wachtwoorden, inloggegevens, en gegevens en logbestanden over uw gebruik van de IT-apparatuur, applicaties of services van VOLVO, volgens het IT-beleid van VOLVO, zoals van tijd tot tijd van toepassing

Er wordt specifiek op gewezen dat lidmaatschap van een vakbond en sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens worden beschouwd als gevoelige gegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en met extra zorg moeten worden behandeld. Er wordt specifiek opgemerkt dat gevoelige gegevens alleen mogen worden verwerkt in geval van wettelijke verplichtingen, en als deze zijn toegestaan door collectieve arbeidsovereenkomsten en/of expliciete toestemming.

Houd er ook rekening mee dat bepaalde door het voertuig gegenereerde gegevens (bijvoorbeeld voertuig-/chassisnummer, signalen, enzovoort) automatisch worden gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt, zoals bijvoorbeeld een truck. VOLVO gebruikt dergelijke gegevens echter niet tenzij het gebruik is gekoppeld aan testactiviteiten, het oplossen van kwaliteitsproblemen of productontwikkelingsdoeleinden. Houd er rekening mee dat deze sectie niet verwijst naar bedrijfswagens.

VOLVO kan ook een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens (naam en contactgegevens) verwerken van personen die door u zijn aangeduid als personen waarmee VOLVO in geval van nood contact kan opnemen. In sommige landen kunnen gegevens van nabestaanden ook worden verwerkt voor bepaalde doeleinden met betrekking tot uitkeringen en/of arbeidsrechtelijke vereisten.

VOLVO zal uw persoonsgegevens verwerken op basis van een van de volgende juridische gronden, zie ook verdere details hieronder.

Wettelijke verplichting. VOLVO kan bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn om uw inkomsten aan de belastingdienst te melden.

Contractuele verplichting. VOLVO moet bijvoorbeeld uw persoonsgegevens verwerken om uw contractueel overeengekomen salaris te kunnen betalen.

Legitieme belangen. De legitieme belangen van VOLVO zijn normaal gesproken het beheren van dagelijkse activiteiten, het beveiligen van de faciliteiten en apparatuur, en het regelen van de interne controle. Voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van legitieme belangen maakt VOLVO een beoordeling per geval. VOLVO moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken om de administratie van uw zakelijke reizen mogelijk te maken, waarbij het legitieme belang van VOLVO bestaat uit het beheren van de dagelijkse activiteiten; of VOLVO moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status van de IT-apparatuur te beoordelen, waarbij VOLVO's legitieme belang de beveiliging van de apparatuur is.

In uitzonderlijke gevallen en alleen wanneer er geen andere rechtsgrond kan worden toegepast, kan VOLVO om uw expliciete toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken.

VOLVO verwerkt uw persoonsgegevens, zoals hierboven geïllustreerd, voor de hieronder vermelde algemene doeleinden. Houd er rekening mee dat de voorbeelden onder elk doeleinde niet volledig zijn.

Administratie (normaal op basis van contractuele verplichting en/of legitiem belang)

Registratie mogelijk maken van uw gegevens in de systemen van VOLVO en algemeen beheer van uw dienstverband bij VOLVO

Mogelijk maken van correct licentiegebruik

Mogelijk maken van een actuele organisatie en administratie van werknemers, inclusief productie van interne rapporten en statistieken

Betaling mogelijk maken aan u van salaris, pensioen en andere uitkeringen, salarisaanpassingen, inclusief de productie van interne rapporten en statistieken

Mogelijk maken van opvolging van projecten

Rapportage (normaal op basis van wettelijke verplichting en/of legitiem belang)

Rapportage aan autoriteiten mogelijk maken, volgens wettelijke vereisten, zoals aan de belastingdienst

Het mogelijk maken van het bijhouden van uw werktijd, verloven en vakanties, voor vergoeding en facturering

Vereist door arbeidsrecht (normaal gebaseerd op wettelijke verplichting)

Voldoen aan de verplichtingen van VOLVO volgens collectieve arbeidsovereenkomsten met vakbonden of arbeidswetgeving

Werkomgeving en productveiligheid (normaal op basis van wettelijke verplichting en/of legitiem belang)

Voldoen aan de verplichtingen van VOLVO om een veilige werkomgeving te bieden (inclusief controle en preventie van ongeautoriseerde toegang tot de gebouwen of apparatuur van VOLVO) en andere verplichtingen in de werkomgeving zoals vastgelegd in de werkomgevingsvoorschriften of de arbeidswetgeving

Voldoen aan VOLVO's verplichtingen met betrekking tot productveiligheid en kwaliteit

Ontwikkeling van medewerkers (normaal gesproken op basis van wettelijke en/of contractuele verplichtingen en/of legitiem belang)

Het mogelijk maken van activiteiten met betrekking tot competentieontwikkeling/verbetering, evenals prestatie-evaluaties en beoordelingen

Leer- en trainingsactiviteiten mogelijk maken en voorstellen

Werkgerelateerde activiteiten van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op wettelijke en/of contractuele verplichtingen en/of legitieme belangen)

De uitvoering van uw werktaken mogelijk maken, zoals e-mails schrijven, documenten opstellen, rapporten, presentaties, tekeningen enzovoort

Zakelijke reizen mogelijk maken

Het beantwoorden van vragen van u/uw manager/HR met betrekking tot uw aanstelling of IT-apparatuur/services of ondersteuning bieden die nodig is voor de uitvoering van uw werktaken

Follow-up mogelijk maken van het beleid van VOLVO, inclusief de gedragscode van Volvo Group en het IT-beleid van VOLVO, zoals van tijd tot tijd van toepassing, om ervoor te zorgen dat dit beleid wordt nageleefd en om verdachte verboden activiteiten te onderzoeken

Onderzoek en ontwikkeling en het oplossen van kwaliteitsproblemen (gewoonlijk gebaseerd op legitiem belang)

Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten mogelijk maken met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), waarbij voertuiggegevens worden gebruikt die zijn gegenereerd tijdens het gebruiken van een product van Volvo (zie hierboven)

Het oplossen van kwaliteitsproblemen mogelijk maken met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), waarbij voertuiggegevens worden gebruikt die afkomstig zijn van uw gebruik van een product van Volvo (zie hierboven)

VOLVO zal uw persoonsgegevens primair verkrijgen van uzelf, uw manager, HR of een andere derde partij naar wie u ons heeft doorverwezen om uw persoonsgegevens te verkrijgen. Sommige persoonsgegevens kunnen ook automatisch worden gegenereerd uit het IT-systeem van VOLVO, of een equivalent daarvan, bijvoorbeeld bij het aanmaken van uw gebruikers-ID voor VOLVO-systemen.

VOLVO zal uw persoonsgegevens normaal gesproken niet delen met iemand buiten de Volvo Group, tenzij dit door wet- of regelgeving, of een collectieve arbeidsovereenkomst wordt vereist. VOLVO kan echter, als dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, uw persoonsgegevens delen met andere Volvo Group-bedrijven, inclusief bedrijven buiten de EU/EER. Volvo kan ook, als dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, inclusief leveranciers buiten de EU/EER. VOLVO zal in alle gevallen alle redelijke inspanningen doen om zich ervan te vergewissen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus bieden voor uw persoonsgegevens zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik omvatten van overeenkomsten tussen bedrijven of afspraken voor externe gegevensverwerking op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of het EU-VS-privacyschild of andere mechanismen die van tijd tot tijd door de relevante autoriteiten zijn erkend of goedgekeurd. Neem bij vragen over de overdracht contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van VOLVO.

VOLVO bewaart normaal gesproken uw persoonsgegevens gedurende uw dienstverband. Nadat uw dienstverband is geëindigd, bewaart VOLVO alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk worden geacht voor de vervulling van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en alleen tot en met de verwezenlijking van die doeleinden of, indien later, voor de tijd die nodig is om voldoen aan verplichtingen ten aanzien van lokale wetgeving, belastingen of uitkeringen, of om te voldoen aan wettelijke vereisten in geval van daadwerkelijke, dreigende of verwachte geschillen of claims.

U heeft het recht om toegang te vragen tot uw persoonsgegevens. U heeft ook het recht om VOLVO te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen, of de verwerking ervan te beperken. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO of vragen om gegevensoverdracht. Houd er echter rekening mee dat VOLVO niet altijd verplicht kan worden om te voldoen aan een verzoek tot verwijdering, beperking, bezwaar of gegevensoverdracht. Per geval wordt een beoordeling gemaakt van de wettelijke verplichtingen van VOLVO en de uitzondering op dergelijke rechten.

Meer informatie over rechten van betrokkenen