Volvo Trucks

NEDERLAND

×

PRIVACYVERKLARING VOOR CONSULTANTS

Kennisgeving over persoonsgegevens 

Deze kennisgeving bevat informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Volvo Group.

De Volvo Group kan persoonsgegevens over u verwerken, als u als individu of als werknemer van een bedrijf een product of dienst heeft gekocht of gehuurd dat of die wordt aangeboden door een van de bedrijven die tot de Volvo Group behoren. Lees in dit geval de kennisgeving voor klanten. 

Als u als individu of als werknemer van een bedrijf een product of dienst heeft verkocht of verhuurd aan een van de bedrijven die tot de Volvo Group behoren, worden uw persoonsgegevens mogelijk door ons verwerkt. Lees in dit geval onze kennisgeving voor leveranciers.

Als u de chauffeur bent van een voertuig of de operator van een bouwmachine die is verkocht of geproduceerd door een van de bedrijven die tot de Volvo Group behoren, kunnen we persoonsgegevens over u verwerken. Lees in dit geval onze kennisgeving voor chauffeurs.

Als u in dienst bent of bent geweest bij een bedrijf van de Volvo Group of bent ingehuurd als consultant, kunnen wij persoonsgegevens over u verwerken. Lees in dit geval onze kennisgeving voor werknemers of consultants. 

Identiteit en contactgegevens van de controller en de privacyfunctionaris van de groep

Deze verklaring geeft informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO. 

Het bedrijf waarbij u opdrachten uitvoert ("VOLVO"), is de controller van de persoonsgegevens die VOLVO van u en de andere hieronder beschreven bronnen verkrijgt. VOLVO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens onder de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming. 

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de privacyfunctionaris van de VOLVO Group via gpo.office@volvo.com, of per post of telefoon op:

AB Volvo, Att: Group Privacy Office, Dept AA14100, VGHQ, SE-405 08 Göteborg, Zweden 

+46 (0)31 66 00 00

 

VOLVO verwerkt alle of een deel van de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Individuele gegevens, zoals naam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, voorkeurstaal, foto
  • Organisatiegegevens, zoals consultancynummer, dienstenbeschrijving, werkplek, bedrijfseenheid, afdeling, manager, directe contacten
  • Contactgegevens, zoals werklocatie, thuisadres, e-mailadres, telefoonnummer
  • Administratiegegevens over consultancy, zoals consultancycontract en informatie over startdatum en einddatum van de opdracht
  • Tijdgegevens, zoals werkuren, gewerkte tijd
  • Beveiligingsgegevens, zoals toegangskaarten, toegangsrechten en gebruik van toegangskaarten en toegangsrechten
  • Gezondheids- en veiligheidsgegevens, zoals informatie over werkgerelateerde incidenten
  • Fabricage-/reparatie-/servicegegevens, zoals het volgen en loggen van activiteiten die door u zijn ondernomen in verband met onderhoud, reparatie of service aan voertuigen
  • Competentiegegevens, zoals leerrecords en trainingsactiviteiten
  • Reisadministratiegegevens, zoals informatie over zakenreizen, boekingsgegevens, paspoortnummer, reisfacturen en toeslagen
  • Helpdesk- en ondersteuningsgegevens, zoals vragen van u/uw VOLVO-manager/HR met betrekking tot uw opdracht of IT-apparatuur of ondersteuning die in verband hiermee aan u is verstrekt
  • IT-gerelateerde gegevens, zoals gebruikers-ID, wachtwoorden, inloggegevens, en gegevens en logbestanden over uw gebruik van de IT-apparatuur, applicaties of services van VOLVO, volgens het IT-beleid van VOLVO, zoals van tijd tot tijd van toepassing

Er wordt specifiek op gewezen dat sommige aspecten van gezondheids- en veiligheidsgegevens worden beschouwd als gevoelige gegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en met extra zorg moeten worden behandeld. Er wordt specifiek opgemerkt dat gevoelige gegevens alleen worden verwerkt in geval van wettelijke verplichtingen en/of uitdrukkelijke toestemming.

Houd er ook rekening mee dat bepaalde door het voertuig gegenereerde gegevens (bijvoorbeeld voertuig-/chassisnummer, signalen, enzovoort) automatisch worden gegenereerd wanneer u een product van Volvo gebruikt, zoals bijvoorbeeld een truck. VOLVO gebruikt dergelijke gegevens echter niet tenzij het gebruik is gekoppeld aan testactiviteiten, het oplossen van kwaliteitsproblemen of productontwikkelingsdoeleinden.

VOLVO kan ook een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens (naam en contactgegevens) verwerken van personen die door u zijn aangeduid als personen waarmee VOLVO in geval van nood contact kan opnemen.

VOLVO zal uw persoonsgegevens verwerken op basis van een van de volgende juridische gronden, zie ook verdere details hieronder.

  • Contractuele verplichting. VOLVO moet bijvoorbeeld uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan de dienstenovereenkomst die is gesloten met uw werkgever.
  • Legitieme belangen. De legitieme belangen van VOLVO zijn normaal gesproken het beheren van dagelijkse activiteiten, het beveiligen van de faciliteiten en apparatuur, en het regelen van de interne controle. Voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van belangen maakt VOLVO een beoordeling per geval. VOLVO moet bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens verwerken om de administratie van uw zakelijke reizen mogelijk te maken, waarbij de legitieme belangen van VOLVO bestaan uit het beheren van de dagelijkse activiteiten; of VOLVO moet bepaalde persoonsgegevens verwerken om de status van de IT-apparatuur te beoordelen, waarbij VOLVO's legitieme belang de beveiliging van de apparatuur is.

In uitzonderlijke gevallen en alleen wanneer er geen andere rechtsgrond kan worden toegepast, kan VOLVO om uw toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken. Als toestemming wordt gebruikt, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken, maar dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming, voordat deze wordt ingetrokken.

VOLVO verwerkt uw persoonsgegevens, zoals hierboven geïllustreerd, voor de hieronder vermelde doeleinden.

Administratie (normaal op basis van contractuele verplichting en/of belangenafweging)

  • Registratie mogelijk maken van uw gegevens in de systemen van VOLVO en algemeen beheer van uw opdracht bij VOLVO
  • Mogelijk maken van correct licentiegebruik
  • De organisatie en administratie van consultants up-to-date houden, inclusief productie van interne rapporten en statistieken
  • Mogelijk maken van opvolging van projecten

Rapportage (normaal op basis van wettelijke verplichting en/of belangenafweging)

  • Rapportage mogelijk maken aan autoriteiten, zoals wettelijk vereist
  • Mogelijk maken om uw werktijd bij te houden met als doeleinde facturering aan uw werkgever

Werkomgeving en productveiligheid (normaal op basis van wettelijke verplichting en/of belangenafweging)

  • Voldoen aan de verplichtingen van VOLVO om een veilige werkomgeving te bieden (inclusief controle en preventie van ongeautoriseerde toegang tot de gebouwen of apparatuur van VOLVO) en andere verplichtingen in de werkomgeving zoals vastgelegd in de werkomgevingsvoorschriften of de arbeidswetgeving
  • Voldoen aan VOLVO's verplichtingen met betrekking tot productveiligheid en kwaliteit

Uw ontwikkeling en activiteiten (normaal op basis van wettelijke en/of contractuele verplichtingen en/of belangenafweging)

  • Activiteiten mogelijk maken met betrekking tot competentieontwikkeling
  • Leer- en trainingsactiviteiten mogelijk maken en voorstellen

Werkgerelateerde activiteiten van werknemers (gewoonlijk gebaseerd op wettelijke en/of contractuele verplichtingen en/of legitieme belangen)

  • De uitvoering van uw werktaken mogelijk maken, zoals e-mails schrijven, documenten opstellen, rapporten, presentaties, tekeningen enzovoort
  • Zakelijke reizen mogelijk maken
  • Het beantwoorden van vragen van u/uw VOLVO-manager/HR met betrekking tot uw opdracht, of IT-apparatuur/services of ondersteuning bieden die nodig is voor de uitvoering van uw werktaken
  • Follow-up mogelijk maken van het beleid van VOLVO, inclusief de gedragscode van Volvo Group en het IT-beleid van VOLVO, zoals van tijd tot tijd van toepassing, om ervoor te zorgen dat dit beleid wordt nageleefd en om verdachte verboden activiteiten te onderzoeken

Onderzoek en ontwikkeling en het oplossen van kwaliteitsproblemen (gewoonlijk gebaseerd op legitiem belang)

  • Onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten mogelijk maken met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), waarbij voertuiggegevens worden gebruikt die zijn gegenereerd tijdens het gebruiken van een product van Volvo (zie hierboven)
  • Het oplossen van kwaliteitsproblemen mogelijk maken met betrekking tot Volvo-producten (bijvoorbeeld trucks), waarbij voertuiggegevens worden gebruikt die afkomstig zijn van uw gebruik van een product van Volvo (zie hierboven)

 

VOLVO zal uw persoonsgegevens primair verkrijgen van uzelf, uw VOLVO-manager, uw werkgever of HR of een andere derde partij naar wie u ons heeft doorverwezen om uw persoonsgegevens te verkrijgen. Sommige persoonsgegevens kunnen ook automatisch worden gegenereerd vanuit het IT-systeem van VOLVO, zoals het aanmaken van een gebruikers-ID.

Persoonsgegevens zijn vereist en noodzakelijk om uw consultancyovereenkomst uit te voeren, die zonder de vereiste persoonsgegevens niet mag worden aangegaan.

VOLVO zal uw persoonsgegevens normaal gesproken niet delen met iemand buiten de Volvo Group, tenzij dit door wet- of regelgeving is vereist. VOLVO kan echter, als dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, uw persoonsgegevens delen met andere Volvo Group-bedrijven, inclusief bedrijven buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EU/EER). Volvo kan ook, als dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, inclusief leveranciers buiten de EU/EER.

VOLVO zal ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn die voldoende beschermingsniveaus voor uw persoonsgegevens bieden, zoals wordt vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit kan bijvoorbeeld het gebruik omvatten van overeenkomsten tussen bedrijven of afspraken voor externe gegevensverwerking op basis van door de EU goedgekeurde standaardcontractbepalingen of het EU-VS-privacyschild of andere mechanismen die van tijd tot tijd door de relevante autoriteiten zijn erkend of goedgekeurd. Neem bij vragen over de overdracht contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van VOLVO.

VOLVO bewaart uw persoonsgegevens normaal gesproken gedurende de consultancyovereenkomst. Nadat uw consultancyovereenkomst is geëindigd, bewaart VOLVO alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk worden geacht voor de vervulling van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en alleen tot en met de verwezenlijking van die doeleinden of, indien later, voor de tijd die nodig is om voldoen aan lokale wettelijke verplichtingen of om te voldoen aan wettelijke vereisten in geval van daadwerkelijke, dreigende of verwachte geschillen of claims.  

U heeft het recht om bij VOLVO informatie op te vragen over de persoonsgegevens die door VOLVO worden verwerkt en om toegang te verkrijgen tot dergelijke persoonsgegevens. U heeft ook het recht om rectificatie van uw persoonsgegevens aan te vragen als deze onjuist zijn en een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Verder heeft u het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens aan te vragen, wat betekent dat u VOLVO verzoekt om de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te beperken. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van legitieme belangen of verwerking voor direct marketing. U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid (overdracht van uw persoonsgegevens naar een andere controller) als de verwerking door VOLVO van uw persoonsgegevens is gebaseerd op instemming of een contractuele verplichting en dit geautomatiseerd plaatsvindt.

U heeft ook het recht om eventuele klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door VOLVO bij een toezichthoudende autoriteit in te dienen. Neem voor meer informatie over deze rechten en hoe u deze kunt uitoefenen contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van VOLVO. 

Meer informatie over rechten van betrokkenen